כיצד מתבצעת חתימה מרחוק?
פעם כל מסמך היה חייב להיות חתום ידנית כדי שיהיה קביל מבחינה משפטית, אך מאז התקדמות הטכנולוגיה נפתחה האפשרות לבצע חתימה דיגיטלית או אלקטרונית מרחוק. החתימה מאפשרת לפתוח מסמך על גבי מסך טאבלט או טלפון נייד ובאמצעות קשקוש החתימה על הנייר עם האצבע נחתמת החתימה, תוך התייחסות למקור ממנה הגיעה. החתימה נשמרת באופן מאובטח ויתרונותיה רבים.
מהם היתרונות של החתימה מרחוק?
אין ספק כי לחתימה מרחוק יתרונות רבים, כשהיתרון הבולט ביותר שלה הוא השירות. באמצעות חתימה מרחוק כל בעל עסק או גוף גדול יכול לחסוך ללקוחותיו טרחה רבה בהגעה לחתום על מסמכים, והדבר נתפס כשירות מצוין. שנית, חתימה מרחוק חוסכת לא מעט כסף לעסק, יש צורך בפחות נציגים שיקבלו פרונטלית לקוחות וגם אין צורך לעשות שימוש בשליחים למיניהם לצורך החתימה. כמו כן, החתימה מרחוק מאפשרת חיסכון רב בנייר והיא ידידותית לסביבה, היא מאפשרת גישה מהירה למסמכים מכל זמן ומקום ושליחתם לכל יעד ובכך חוסכת לא מעט טרחה בחיפוש ושמירה על מסמכים באופן פיזי.
מתי אנו עושים שימוש בחתימה מרחוק?
חתימה מרחוק משמשת אנשים במגוון רחב של מקרים. אנחנו מכירים אותה בעיקר מפעולות בנקאיות, למשל כאשר רוצים לקחת הלוואה או להזמין כרטיס ויזה מחברה חוץ בנקאית. עם זאת, כיום אנשים מבצעים עסקאות רבות באמצעות חתימה מרחוק, החל בחתימה על חוזים, כלה בחתימה על הצהרות בריאות, על טופס 101 השנתי שצריך למלא בעבודה וגם על טופס 116 שעד לפני כמה שנים היינו צריכים למלא ידנית.
בקרה על תהליך החתימה
יתרון בולט שלא ניתן להתעלם ממנו בנושא החתימה מרחוק הוא הבקרה שמופעלת על הליכי החתימה בטפסים, בטח כאשר מדובר על כמויות גדולות של חותמים. באמצעות מערכת חתימה מרחוק ניתן יהיה לעקוב אחר פתיחת המסמך וחתימתו. בצורה כזו ניתן לדעת באופן מידי האם מי שקיבל את המסמך אכן חתם עליו, במידה וכן ניתן מיד לקבל אישור לעסקה או לטופס שיש למלא, לאחסן אותם ולהתקדם הלאה בכל הליך שקשור לחתימה. הדבר חוסך זמן רב, מייעל את תהליכי העבודה של העסק, מאפשר שירות דיגיטלי מהיר וגם חוסך לא מעט טרחה ועבודה לעסק. מיד לאחר החתימה ניתן לאחסן את הטופס ואף יהיה לו גיבוי ממוחשב.
חשיבות האבטחה
חתימה מרחוק צריכה להיות מאובטחת ומכאן שהיא צריכה להתקיים תחת תנאים מסוימים. על החברה שמספקת את יצירת המסמכים להחזיק בשירות אבטחת מידע שימנעו דליפות מידע ופריצות זדוניות, זאת לצד עבודה שוטפת מהירה וקלילה של המערכת. המערכת צריכה להיות כמובן נגישה וקלה לתפעול, ומאידך שמורה ומאובטחת כך שהעסק או לקוחותיו לא יהיו חשופים לשום גורם חיצוני.
