להקדים תרופה למכה
הדבר החכם ביותר לעשות כדי להתמודד נכון עם משבר תקשורתי, הוא להיות ערוך אליו מבעוד מועד. לשם כך, חשוב לפנות כבר עכשיו אל יועץ תקשורתי מנוסה, המבצע תחקיר מעמיקה על החברה כדי לאתר נקודות חולשה, ובהתאם לממצאים יבנה תוכנית "חיסון" המתאימה לו ולנסיבות. בנוסף, היועץ התקשורתי יכין תיק ייעודי למשברים שיש בו הנחיות ברורות לפעולה, ואף יבצע תרגול של בעלי התפקידים והצוותים הרלוונטיים לשעה שפורץ משבר תקשורתי. כמו כן, חשוב להקים מערך האמון על טיפול במשברים, ולהגדיר מיהו בעל התפקיד האחראי על תשומת לב לבעיות קטנות שעלולות להפוך לגדולות.
נקודות התורפה שאליהן צריך לשים לב משתנות בין ארגונים, ויכולות להיות למשל סוגיות משפטיות, טכנולוגיות, סביבתיות, כוח אדם, בירוקרטיה, רגולציה, מוצרים וכן הלאה. בהתאם לכך, היועץ התקשורתי ינחה את המנהלים לזהירות מיוחדת בהתבטאויות הקשורות לנקודות התורפה, באיזו שפה לנקוט כאשר מתייחסים אליהם, וממה להימנע במיוחד.
התנהלות חכמה בשעת משבר
כאשר המשבר התקשורתי פורץ, יהיו נהלים וניסיון שנרכש לאור תרגול. עם זאת, כמובן שיהיה צורך להתגייס ואף לפנות ליועץ התקשורת על מנת שיסייע בהתנהלות נכונה. לדוגמא, יש להימנע מתגובות ספונטאניות ונמהרות לעיתונאים המבקשים מידע, ולא להגיב לשאלות שלגביהן אין מידע שלם. לעומת זאת, יש להפנות עיתונאים אל דובר הארגון שתפקידו לבצע בירורים, ולאחר מכן לנסח בחוכמה תגובה לאור הבנה ההשלכות על לקוחות הארגון, ההנהלה, העובדים וכן הלאה.
מלבד זאת, כל תגובה לתקשורת צריכה להיות תמציתית ועניינית, בלי חצאי אמיתות וסילופים, תוך הדגשת האמת, ותוך מתן כבוד לציבור הלקוחות והציבור הכללי. אם יש צורך, גם מודים בטעויות. למעשה, ניהול משברים תקשורתיים באופן נכון ומכבד עשוי אפילו להוביל לתוצאות חיוביות, באמצעות הארה של ערכים חיוביים שהחברה רוצה להיות מזוהה עימם, ואשר התנהלותה משקפת אותם.
